Loyens & Loeff

Loyens & Loeff verleent met zo’n 1500 medewerkers en vestigingen in onder andere Zwitserland en de Benelux zowel juridisch als fiscaal advies. “Met onze combinatie van fiscalisten, notarissen en advocaten zijn we uniek in een markt die redelijk traditioneel is”, vertelt Hartogsveld. Het is een wereld waarin volgens de IT-directeur ‘uurtje-factuurtje’ bij veel kantoren nog altijd gangbaar is en ‘oeverloos veel’ tekst wordt geproduceerd.

“Maar je ziet nu wel een verschuiving”, vervolgt Hartogsveld. “De verwachtingen van klanten veranderen en ze vragen vaker om een ‘fixed price’. Ook zie je dat digitale dienstverlening steeds belangrijker wordt. Nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie, big data en data-analytics zullen onze sector en onze manier van werken ingrijpend veranderen.”

Chatbots

Dit inzicht leidde bij Loyens & Loeff tot de oprichting van een eigen Legal Lab. Dit is de plaats waar het kantoor experimenteert met veelbelovende functionaliteiten en leert omgaan met veranderingen. “Op het moment dat je aan de slag gaat met innovatie, ontstaat er vanzelf een bepaalde ‘vibe’”, merkte Hartogsveld tot zijn tevredenheid. “Mensen gaan anders naar de organisatie kijken, ongeacht of een project daadwerkelijk wordt opgeleverd. En ze komen zelf met de vraag of iets mogelijk is.”

“We zijn twee jaar geleden begonnen met niets en hebben gekeken hoe we onze adviseurs en eventueel onze klanten kunnen ondersteunen met technologie”, schetst de IT-directeur. “We kwamen al snel uit in de M&A-hoek van fusies en overnames.” Meer specifiek de Sales and Purchase Agreements (SPA’s) die soms wel 1500 pagina’s dik kunnen zijn.

“We hebben al onze SPA’s geanalyseerd om te begrijpen hoe zo’n document precies in elkaar zit” , aldus Hartogsveld. Het Legal Lab ontwierp vervolgens een chatbot die advocaten helpt een SPA samen te stellen. Door bijvoorbeeld het land en de sector in te voeren, komt er al snel een basis te staan. “Advocaten hoeven een SPA niet meer vanaf ‘scratch’ op te bouwen, wat een enorme tijdwinst oplevert.”

Red flagging

‘Red flagging’ is een andere vorm van digitalisering waarmee Loyens & Loeff de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening verwacht te verhogen. Hartogsveld: “Als bijvoorbeeld een vastgoedportefeuille wordt verkocht, gaat het misschien wel om duizenden woningen. Dan wil je per woning weten of er zaken spelen die de verkoop lastig kunnen maken, zoals onderhuur of funderingsproblemen.”

“Wij kunnen met software alle contracten analyseren en bijvoorbeeld de 25 punten aanwijzen waar de klant echt direct naar moet kijken”, zo legt de IT-directeur uit. De grootste ‘pijnpunten’ worden gemarkeerd met een rood vlaggetje. Minder urgente zaken die de verkoop vermoedelijk niet in de weg staan, kunnen dan wachten tot later. “Dat zorgt voor een enorme snelheid in het proces.”

Veranderende rol IT

“We hebben met het Legal Lab grote stappen gezet”, stelt Hartogsveld tevreden vast. Tegelijkertijd bestempelt hij de ingezette digitalisering als een ‘lange reis voor IT’, waar een even lange adem voor nodig is. “Deze transitie vraagt ook om een andere IT-organisatie die de regie voert over de diensten die ze afneemt. Je neemt afscheid van de ‘hardcore IT’ en gaat IT-partners aansturen. Dit betekent wel dat je moet leren om een goede opdrachtgever te zijn en dat je heel duidelijk moet communiceren wat je wilt hebben. Om samen succesvol te kunnen reizen, moeten de eisen duidelijk zijn.”

“Bij ons is het bijvoorbeeld heel belangrijk dat er een ‘securitystempel’ staat op alles wat we afnemen”, zo verduidelijkt Hartogsveld. “Datalekken zijn in onze branche een belangrijk aandachtspunt. Een kantoor zoals Loyens & Loeff werkt voor veel internationale, beursgenoteerde ondernemingen. Daar wisselen we grote hoeveelheden gevoelige informatie mee uit. Als die gegevens uitlekken, heeft dat direct impact op onze eigen organisatie. We monitoren dan ook heel veel en doen al het mogelijke om datalekken te voorkomen.”

Securityaspect zwaar meegewogen

De noodzaak voor een strikt securitybeleid wordt volgens Hartogsveld nog groter door de digitalisering van de dienstverlening. “Analyses van big data wringen nog wel eens met compliance. Je analyseert externe data, en dat kunnen bijvoorbeeld gevoelige bedrijfsgegevens of bijzondere persoonsgegevens zijn.”

“Bij alles wat we ontwikkelen, wordt het security- en privacyaspect dan ook zeer zwaar meegewogen”, benadrukt Hartogsveld. Dit is ook de reden dat Loyens & Loeff voor softwareontwikkeling samenwerkt met NXTApps, een onafhankelijk label van Motiv. “We bouwen samen een M&A-portal waarin de klant precies kan zien wat de stand van zaken is en wat er in het overname- of fusieproces allemaal al is gebeurd.” Door de Motiv-achtergrond kan NXTApps deze portal ‘secure by design’ opleveren en voorzien van het gewenste securitystempel.

Daarnaast is Motiv bij Loyens & Loeff verantwoordelijk voor de securityomgeving. “De firewalls komen bijvoorbeeld van Motiv en zij verzorgen het beheer. Wij doen zelf ook nog een beetje, maar wel steeds minder. Uiteindelijk zullen we security als een full-blown dienst afnemen.”

Veilige alternatieven bieden

Hartogsveld plaatst daarbij wel een kanttekening. Het zal niet zo zijn dat Loyens & Loeff helemaal geen omkijken meer heeft naar security. “Mensen blijven de zwakste schakel. Daar moeten we continu aandacht aan besteden”, weet de IT-directeur. “Bijvoorbeeld via onze eigen Academy. Daar maken we onze advocaten bewust van de securityrisico’s. Zo laten we zien wat er kan gebeuren als ze privémail voor werk gebruiken.”

Volgens de IT-directeur is het aanspreken van medewerkers op risicovol gedrag effectiever dan het opleggen van restricties, zoals het ‘dichtzetten’ van de privémail. “Daarnaast moeten we ervoor zorgen dat onze medewerkers hun werk zo makkelijk mogelijk kunnen doen”, besluit Hartogsveld. “Dat doe je niet door zaken te verbieden, maar door veilige alternatieven te bieden.”