Maatregelen en richtlijnen in verband met COVID-19

Met dit bericht informeren wij over het door Motiv gestelde beleid en de getroffen maatregelen i.v.m. COVID-19. Deze  maatregelen zijn gebaseerd op de maatregelen en richtlijnen zoals die op het moment van schrijven (15-03-2020) zijn gesteld door de Rijksoverheid. Motiv blijft de berichtgeving nauwlettend volgen.

Beleid

Motiv volgt het beleid zoals deze geformuleerd is in het Crisis Management plan en het Crisis Communicatie plan. Deze maken naast de Risk Impact Analyse, de Business Impact Analyse het IT Service Continuity Management​ onderdeel uit van het Motiv Business Continuity plan. ​De maatregelen en richtlijnen zoals deze gesteld zijn in het Crisis Management en Communicatie plan zijn richtinggevend, de maatregelen van Rijksoverheid en RIVM zijn leidend.

Maatregelen

Motiv heeft maatregelen getroffen die tot doel hebben de veiligheid van onze medewerkers te waarborgen, voor zover als dat redelijkerwijs mogelijk is. De volgende preventieve maatregelen zijn per 15-3-2020 van kracht, tot tenminste 6-4-2020:

1. Thuiswerken

Alle medewerkers werken thuis. Hierbij gelden nadrukkelijk de volgende voorwaarden:

• De werkzaamheden moeten het toelaten;
• Thuiswerken gebeurt altijd in overleg met de manager;
• Wanneer de rol van de medewerker kritiek is voor de primaire processen van een klant moet de werklocatie worden afgestemd met de manager en de klant. De klant is hierbij doorslaggevend;
• Er dient altijd tenminste 1 bedrijfshulpverlener op de fysieke locaties van Motiv aanwezig te zijn op.
• Voor de kritieke afdelingen, zoals bepaald in het Preventief Continuïteitsmanagement:

2. Preventief Continuïteitsmanagement

Voor enkele kritieke onderdelen van de organisatie is preventief continuïteitsmanagement van kracht. Dit betekent dat de betreffende teams gesplitst zijn in separate groepen die afwisselend op locatie of thuis zullen werken. Deze maatregel betreft de volgende afdelingen:

• Security Operations Center;
• Managed Security Services;
• Kantoor Automatisering;
• Klantenteam.

3. Werken op remote (klant)locaties

Medewerkers die op een remote locatiewerken, volgen de richtlijnen van de (klant)locatie. De werkzaamheden worden onverminderd voortgezet voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is terwijl de maatregelen en richtlijnen van de Rijksoverheid worden gevolgd.

4. Communicatie & Samenwerking

• Het Crisis Operational Team informeert medewerkers op dagelijkse basis, of wanneer nodig, over actuele  updates, maatregelen en richtlijnen middels e-mail en intranet.
• Medewerkers houden tijdens werktijd altijd Microsoft Teams geactiveerd.
• Medewerkers houden contactgegevens up to date zodat zij voor  leidinggevende bereikbaar zijn via de gebruikelijke communicatiekanalen.
• Medewerkers maken waar mogelijk gebruik van de beschikbare digitale middelen voor vergaderen en samenwerken.

5. Reizen & bijeenkomsten

• Medewerkers nemen geen deel aan evenementen, congressen, cursussen of andere bijeenkomsten.
• Medewerkers ontvangen geen bezoekers op een van de kantoorlocaties. Met uitzondering van bezoekers die kritiek zijn voor de continuïteit van de dienstverlening. Deze bezoekers worden vooraf gevraagd naar ziekteverschijnselen die kunnen duiden op COVID-19 besmetting; Recent contact met een COVID-19 besmet persoon; Bezoek aan een risicogebied in de brede zin.
• Medewerkers reizen zakelijk niet grensoverschrijdend.
• Medewerkers reizen niet naar risicogebieden zoals bepaald door de Rijksoverheid.

6. Hygiëne

• Medewerkers  zorgen voor persoonlijke hygiëne:
  – Regelmatig handen wassen gedurende tenminste 20 seconden met zeep.
  – Hoesten en niezen in de binnenkant van de elleboog;
  – Gebruik van papieren zakdoekjes.
• Medewerkers schudden geen handen.
• Medewerkers met milde klachten van verkoudheid, hoesten of koorts blijven thuis.

Onze dienstverlening aan u

Op dit moment kunnen wij met de genoemde maatregelen onze dienstenverlening in het overgrote deel van de gevallen onverminderd voortzetten. In individuele gevallen kan het zijn dat wij omwille van de veiligheid van onze medewerkers, met u in overleg treden om bijvoorbeeld te zoeken naar alternatieve remote werklocaties.

Contact

Bij vragen of opmerkingen kunt u rechtstreeks contact opnemen met uw service manager of account manager. Of u kunt ons bereiken via +31 (0)30 68 77 007 of communicatie@motiv.nl